Privacy Notice sollicitanten

1. Inleiding

Via deze verklaring (hierna: “Verklaring”) wensen wij u op de hoogte te brengen van de wijze waarop uw Persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden door Kliniek Sint-Jozef met maatschappelijke zetel gelegen te Pittem  en met ondernemingsnummer BE 0409 956 147 (hierna: “wij” of ”Kliniek Sint-Jozef”).

In deze verklaring worden een aantal termen gebruikt met een specifieke betekenis: 

• "Sollicitant": iedere natuurlijke persoon die zich kandidaat stelt voor een functie bij Kliniek Sint-Jozef.
• "Verwerkingsverantwoordelijke": de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam die, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt. 
• "Verwerker": de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam die, respectievelijk dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt. 
• "Persoonsgegevens": iedere informatie betreffende een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificateur, zoals een naam, locatiegegevens of een online-identificator (...). 

 

2. Toepassingsgebied 

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna: “AVG”) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming, wil Kliniek Sint-Jozef verduidelijken welke soorten Persoonsgegevens worden verzameld, hoe uw Persoonsgegevens worden gebruikt en met wie uw Persoonsgegevens worden gedeeld. Ook worden uw rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens verduidelijkt. 

Deze verklaring is van toepassing op alle sollicitanten die in het kader van een sollicitatie contact opnemen met Kliniek Sint-Jozef.

Aangezien wij Persoonsgegevens van derden kunnen verzamelen en verwerken die u aan ons heeft verstrekt, verzoeken wij u deze derden op de hoogte te stellen van het bestaan van deze privacyverklaring, zodat zij op de hoogte zijn van onze verwerking van hun Persoonsgegevens en van hun rechten.

 

3. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke

In het kader van haar activiteiten is Kliniek Sint-Jozef verplicht uw Persoonsgegevens te verwerken in haar hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover zij de middelen en doeleinden van de verwerking bepaalt.

Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke:

Sint-Jozef
Email: communicatie@sjp.be
Telefoon: 051 / 46 70 41
Postadres: Boterstraat 6, 8740 Pittem

DPO/GDPR verantwoordelijke

We hebben ook een DPO aangesteld. 

De DPO heeft tot taak iedereen te informeren over de verwerkte Persoonsgegevens. Hij/zij verstrekt advies en ziet toe op de naleving van de vigerende regelgeving, met name de GDPR.

Voor vragen over de verwerking van uw Persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met de DPO.

Contactgegevens van de DPO:

E-mail: privacy@sjp.be
Telefoon: 051 / 46 70 41
Postadres: Boterstraat 6, 8740 Pittem

 

4. Welke Persoonsgegevens verzamelen wij over u?

De volgende Persoonsgegevens zullen worden verwerkt:

• Identificatiegegevens (naam, adres …);
• Persoonskenmerken (leeftijd, nationaliteit enz.);
• Studies en opleiding;
• Beroeps- en tewerkstellingsgegevens;
• Gegevens in verband met vrije tijd en interesses;
• Opslaan van beelden[EB1] .

In het algemeen worden de Persoonsgegevens die wij verwerken rechtstreeks door u verstrekt, via uw CV, sollicitatiebrief of tijdens sollicitatiegesprekken of andere vormen van beoordeling.

Wij verzamelen ook Persoonsgegevens van derden, zoals wervingsbureaus. Waar toegestaan door de regelgeving, kunnen wij ook informatie over u ontvangen van voormalige werkgevers of referenties als u daarmee instemt, of van openbaar beschikbare bronnen zoals LinkedIn.

 

5. Voor welke doeleinden hebben wij uw Persoonsgegevens nodig?

De Persoonsgegevens van de sollicitanten zullen worden verwerkt in het kader van het verloop van de selectie- en rekruteringsprocedure. 

Kliniek Sint-Jozef verzamelt Persoonsgegevens om sollicitaties op vacatures te beoordelen, te onderzoeken en te verwerken, om contact op te nemen met de sollicitant en eventueel om een arbeidsovereenkomst te sluiten.

Als zodanig verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën van Persoonsgegevens: 

• Persoonlijk identificeerbare gegevens; 
• Opleiding en loopbaangegevens; 
• Andere door de sollicitant verstrekte gegevens. 

Deze Persoonsgegevens kunnen met name worden verzameld bij voormalige werkgevers indien u daarvoor toestemming hebt gegeven.

Indien u niet geselecteerd wordt, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming om later opnieuw contact met u op te nemen.

 

6. De rechtsgrondslag voor de verwerking van Persoonsgegevens 

De hierboven vermelde Persoonsgegevens worden slechts verwerkt en verzameld voor zover zij noodzakelijk zijn om de in punt 5 beschreven doeleinden te verwezenlijken.

In overeenstemming met artikel 6 van de GDPR zullen wij uw Persoonsgegevens alleen gebruiken en verwerken als aan de volgende voorwaarden is voldaan. 

• Het gebruik van uw Persoonsgegevens is noodzakelijk om, op uw verzoek, de nodige stappen in het aanwervingsproces te nemen en, in voorkomend geval, een arbeidscontract met u af te sluiten.
• U hebt ingestemd met het gebruik van uw Persoonsgegevens. Voor zover wij uw Persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. U kunt dit doen door contact met ons op te nemen (zie hieronder). 
• Het gebruik van uw Persoonsgegevens tijdens het aanwervingsproces is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen. Wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen, zullen wij ervoor zorgen dat er een billijk evenwicht wordt gevonden tussen uw fundamentele rechten en vrijheden, met inbegrip van uw privacy, en ons (onze) gerechtvaardigd(e) belang(en).
• Ten slotte dienen we bepaalde Persoonsgegevens te verwerken in het kader van de naleving van bepaalde wettelijke verplichtingen en, in sommige gevallen, aan de bevoegde autoriteiten mee te delen. Zo moeten wij bijvoorbeeld nagaan of een weerhouden sollicitant in aanmerking komt om in België te werken voordat de tewerkstelling een aanvang neemt.

 

7. Met wie delen we uw Persoonsgegevens?

Uw Persoonsgegevens worden alleen verwerkt met het oog op de selectie en de rekrutering. Enkel onze medewerkers die er toegang toe moeten hebben om hun professionele taken uit te voeren, kunnen er toegang toe hebben. Deze medewerkers zullen handelen onder het toezicht en de verantwoordelijkheid van Kliniek Sint-Jozef.

 

8. Waar bewaren en verwerken wij uw Persoonsgegevens?

De Persoonsgegevens zullen niet worden overgedragen buiten de EU. Indien we plannen deze op te slaan en/of te verwerken buiten de EU, zullen we dit expliciet melden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau gegarandeerd wordt.

Als we een beroep doen op verwerkers, zullen de Persoonsgegevens worden doorgestuurd naar de landen waar de datacenters van deze verwerkers zich bevinden.

Om met verwerkers die Persoonsgegevens verwerken buiten de EU in landen waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen te kunnen samenwerken nemen we bijkomende maatregelen, zoals het sluiten van een overeenkomst op basis van een model dat door de Europese Commissie is goedgekeurd. We zorgen ervoor dat deze verwerkers dezelfde mate van bescherming garanderen als Kliniek Sint-Jozef voor binnen de EU opgeslagen Persoonsgegevens.

 

9. Hoelang bewaren wij uw Persoonsgegevens?

Uw Persoonsgegevens zullen worden verwerkt gedurende de tijd die nodig is voor het verloop van de beoogde selectie- en rekruteringsprocedure. Indien uw sollicitatie succesvol is, worden de tijdens de aanwervingsprocedure verzamelde Persoonsgegevens overgebracht naar uw persoonlijk dossier en bewaard tot 5 jaar na het einde van uw dienstverband. 

Indien u niet geselecteerd wordt, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming om later opnieuw contact met u op te nemen. In dat geval worden uw Persoonsgegevens gedurende een periode van 1 jaar bewaard in een wervingsreserve.

 

10. Wat zijn uw rechten?

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die wij over u verwerken:

• Recht van inzage;
• Recht van toegang;
• Recht op rectificatie;
• Recht op vergetelheid;
• Recht op de beperking van de verwerking;
• Recht op overdraagbaarheid van Persoonsgegevens;
• Recht om een gegeven toestemming te allen tijde in te trekken; 
• Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Kliniek Sint-Jozef gebruikt uw persoonsgegevens niet voor het nemen van besluiten die uitsluitend steunen op geautomatiseerde verwerkingen, waaronder profilering, waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of besluiten die u op een andere wijze aanzienlijk treffen. 

Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren om er zeker van te zijn dat u een legitiem recht hebt om het verzoek in te dienen en om te verifiëren dat wij het antwoord geven aan de persoon die een legitiem recht heeft om ons een van de bovenstaande verzoeken te sturen en de informatie te verkrijgen.

Wanneer u uw rechten uitoefent, worden u geen kosten aangerekend, tenzij wij van oordeel zijn dat het verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld in het geval van een herhaald verzoek). Wij kunnen u echter een redelijk bedrag in rekening brengen, dat onze reproductiekosten niet te boven gaat, voor eventuele extra kopieën. 

Voor alle verzoeken met betrekking tot uw rechten, zullen wij binnen een maand op uw verzoek reageren. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd als het verzoek complex is en/of vanwege het aantal verzoeken dat wij moeten verwerken. Indien deze termijn wordt verlengd, zullen wij u op de hoogte brengen van de verlenging en de reden daarvoor.

 

11. Hoe kan u een vraag stellen of een klacht indienen?

Indien u vragen hebt of een klacht inzake de verwerking van uw Persoonsgegevens wenst in te dienen, kan u met ons contact opnemen door een mail te versturen naar privacy@sjp.be.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, opmerkingen hebt inzake de uitoefening van uw rechten of meent dat de verwerking van uw Persoonsgegevens niet in overeenstemming met de regelgeving verloopt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. 

U vindt alle informatie hieromtrent op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Contact:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Email: contact@apd-gba.be

 

12. Wijziging van deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Verklaring indien nodig te wijzigen of aan te vullen. 

In geval van belangrijke wijzigingen zal de datum van wijziging worden aangepast en zal een kopie van de nieuwe verklaring op de website worden gepubliceerd: https://www.sintjozefpittem.be. 

Wij raden u aan deze Verklaring regelmatig door te nemen om te weten te komen hoe wij uw Persoonsgegevens verwerken en beschermen.

---

 [EB1]Aanvullen/aanpassen in functie van de verwerkingen van het ziekenhuis.